受発注システムを自社でも導入したいが、どのような機能が備わったシステムを選定すべきか分からないという方も多いのではないでしょうか。受発注システムは受注・発注業務を効率化させるうえで重要なシステムであり、慎重に選定することが大切です。受発注システムについてより詳しくなり、導入時に失敗しないよう重要なポイントを抑えましょう。
受発注システムとは
受発注システムとはビジネスに必要な商品や部品などの受注・発注に関連する業務を管理するITシステムのことです。
商品を他企業から仕入れる際、昔は電話やFaxで行っていました。たとえば飲食店が卸業者から食材を仕入れるときは、卸の担当者と直接やり取りを行います。担当者は取引先からの連絡を受けて商品の受注作業を開始します。この一連の作業を受発注システムは自動化します。
飲食店は必要な食材をシステム上の商品一覧画面から選択して発注します。受注者は発注依頼を確認して、システム上で在庫の確認から受注・支払いまでを行います。
このようにシステムを介して受注・発注を行うことで、双方の業務の効率化が実現します。
受発注システムの機能一覧
受発注システムは、受注者・発注者がそれぞれ使う機能が用意されています。そこで受注者・発注者向けの機能を表にまとめてみました。
受注者向けの機能
受発注システムの受注者向け機能は次のとおりです。
| 機能 | 概要 |
| 受注処理 | ・顧客からの受注内容の確認ができる
・受注の発生をメールで知らせてくれる |
| 在庫管理 | ・各商品の在庫数を確認できる |
| 出荷管理 | ・各商品の出荷状況を確認できる |
| 納品書などの発行・出力 | ・受注情報から納品書・請求書を発行できる
・書類をPDFなどに出力できる |
| マルチデバイス対応 | ・PCやスマホ・タブレットから操作できる |
発注者向けの機能
発注者向け機能は次のとおりです。
| 機能 | 概要 |
| 発注処理 | ・商品の発注ができる
・以前の発注内容をコピーして発注できる |
| 発注管理 | ・発注した商品の出荷状況・到着時期を確認できる |
| 発注先管理 | ・発注先の企業の情報を確認できる |
| 発注書などの発行・出力 | ・発注情報から発注書を発行できる
・書類をPDFなどに出力できる |
| マルチデバイス対応 | ・PCやスマホ・タブレットから操作できる |
受発注システムのメリット
受発注システムを導入するメリットは次の6つです。
-
- 顧客がいつでも注文できる
- 顧客の注文作業の負担が減る
- 注文内容の確認が簡単
- ヒューマンエラーを減らせる
- 取引情報を売上アップに活用
- 紙の書類がいらなくなる
導入のメリットを理解し、検討することが大切です。システムの導入には当然コストがかかります。コストをかけて導入する以上、メリットを理解し、それがどう経営上活かせるのか判断する必要があります。それでは、1つ1つのメリットについて詳しく解説していきます。
①顧客がいつでも注文できる
受発注システムを導入すれば顧客がいつでも注文を行えるようになります。
電話やFaxで受注や発注を受け付ける場合、営業時間内しか顧客が注文することができず、機会損失を生み出してしまう恐れがあります。
すぐに連絡できないなら他店舗を利用する、という企業もあるかもしれません。受発注システムなら24時間いつでも注文が可能です。
また、受発注システムの多くはマルチデバイス対応であるため、スマホやタブレットからも注文ができます。そのため、テレワークや出張時でも注文が可能です。いつでも、どこからでも注文できることは、顧客にとっては嬉しい機能であり、顧客満足度を考えると大きなメリットと言えます。
②顧客の注文作業の負担が減る
受発注システムがあることで顧客の注文作業の負担を減らせます。
電話やメールを使った注文の場合、システムと比較すると時間がかかってしまいます。例えばメールの場合、文面を考えなくてはいけませんし、伝達ミスがないように気をつける必要があります。
システムなら簡単な操作で誰でも注文できますし、注文ミスを起こす可能性も低いのです。顧客の注文作業の負担が減ることで、顧客満足度の向上につながるでしょう。
ただし、受発注システムは顧客にとって使いやすいものでなくてはいけません。使いにくいシステムでは顧客満足度が低下してしまうだけでなく、最悪の場合契約が切られてしまうかもしれません。
③注文内容の確認が簡単
受発注システムなら注文内容を受注者・発注者双方が簡単に確認できます。
発注側は注文した商品の種類・個数や商品の出荷状況など、いつでも確認が可能です。また、注文に不備があると気がついたら、すぐに修正することもできます。
受注側も受注内容をリアルタイムで把握できるため、在庫の確保など、処理をスピーディー
に行うことができ、出荷速度を上げることにつながります。
また、システム化によって発注書や受注伝票の照合の必要もなくなります。これらの作業はコンピューターによって自動化されるため、担当者は他の業務に集中することが可能です。
④ヒューマンエラーを減らせる
受発注システムを導入することでヒューマンエラーを減らせるのもメリットです。
たとえば、電話で注文を受け付ける場合、聞き間違えをしてしまい、誤った商品を出荷してしまうミスが発生する可能性もあります。
また、Faxだと文字が読みにくくなってしまったり、メールだと文章が分かりにくかったりすることもあり、やはりミスを誘発してしまう可能性が高くなります。
受発注システムを使えば、作業が簡易化されるためヒューマンエラーは減らせます。ヒューマンエラーが減少することは、顧客や自社にとってはメリットです。ミスした後のリカバリーに使う時間を削減することで、他の作業に集中したり、生産性が向上したりするのです。
⑤取引情報を売上アップに活用
取引情報を売上アップに活用できることもメリットでしょう。
受発注システムでは、商品の受注数や種類といった情報を顧客ごとに記録することができます。記録したデータは管理ページで閲覧できるため、「今月はどの商品が売れているのか」「この顧客は何の商品を求めているか」などをリアルタイムで把握することが可能です。
このような取引情報は、在庫の確保や商品の品質改善、マーケティング施策の導入に役立てることができます。受発注システムを導入するなら、取引情報は活用しないともったいないと言えるでしょう。
⑥紙の書類がいらなくなる
受発注システムを導入すれば、紙の書類が必要なくなります。発注書や請求書といった書類はシステム上ですべて管理できるからです。受発注システムの導入はいわゆるペーパーレスを実現します。
ペーパーレスが実現すれば、会社に書類を置くスペースがいらなくなります。また、書類を管理したり探したり印刷したりする手間が省けて、業務効率化にもつながるでしょう。さらに、ペーパーレス化は地球環境の保全にもつながり、SDGsの文脈でメリットがあります。
受発注システムのデメリット
続いて、受発注システムを導入するデメリットを解説します。デメリットは次の3つです。
-
- 顧客にシステムを使ってもらう必要がある
- 担当者が使い方を学ぶ必要がある
- 使いにくいシステムだと逆に受注数が減る
導入のメリットだけでなくデメリットにも目を向けたうえで導入を決めることが大切です。1つ1つのデメリットについて詳しく解説していきます。
①顧客にシステムを使ってもらう必要がある
当然ですが、受発注システムを導入しても顧客に使ってもらわなくては意味がありません。システム導入前・導入後は、顧客に「発注手順が変更される旨」を伝える必要があります。
しかし顧客の中には、システムでの発注に抵抗があり「従来どおりメールで発注したい」と従来のやり方を変えたがらない方がいるかもしれません。その顧客が自社にとって重大な取引先である場合、従来どおりの注文方法を続ける必要があります。
「顧客Aはシステムで注文し、顧客Bがメールで注文する」という状況になってしまうと、むしろ管理が複雑になる恐れもあります。
②担当者が使い方を学ぶ必要がある
受発注システムは通常そこまで複雑ではありませんが、それでも導入初期段階では担当者が使い方に混乱してしまう可能性はあります。使い慣れるまでは多少の時間はかかります。慣れるまではむしろ業務の効率が下がってしまう点は注意しましょう。
ただ、使い慣れるまで辛抱すればその後は、作業時間は短縮されるでしょう。そのことを担当者によく伝え、担当者がシステムに対する抵抗をなくすことが大切です。
③使いにくいシステムだと逆に受注数が減る
受発注システムによっては、機能が多すぎて使いにくかったり業界との相性が悪かったりするものもあります。
発注者にとって使いにくいシステムだった場合、導入した結果かえって発注数が減る可能性もあります。そのため、受発注システムは受注者・発注者双方に使いやすいものを選択することが大切です。
システム導入が必ずしも利便性を向上させるとは限らないので気をつけましょう。
また、導入後しばらく経過して受発注の形態が変わってしまい、システムが使いにくいものになってしまう、ということもよくあります。場合によってはシステムは、導入後もアップデートを続けていかなくてはいけない可能性もあるでしょう。
受発注システムを選ぶポイント
最後に、受発注システムを選ぶポイントをまとめました。以下のチェックリストに基づいて受発注システムを選ぶと、自社に合ったシステムを選定できるでしょう。
-
- 料金が見合っているか
- 自社にとって利用しやすいか
- 顧客にとって利用しやすいか
- サポート体制は充実しているか
- 他の企業が利用しているか
1つ1つのポイントについて詳しく解説していきます。
①料金が見合っているか
1つ目は料金が見合っているかです。
業務コスト（人件費や業務にかかる費用など）を洗い出し、システム導入時にそれらをどの程度削れるか計算しましょう。システムの開発料金と比べて回収できるか確認し、難しいと判断すれば、システムを導入しないのも選択肢の1つです。
特に、取引数が少ない場合、システムを導入したところでそこまで業務コストを削減できない可能性はあります。
料金が見合っているかは、受発注システムの開発企業担当者とも相談するのが良いです。担当者に、受発注システム導入によって得られる利益を試算してもらいましょう。
②自社にとって利用しやすいか
2つ目は自社にとって利用しやすいかどうかです。
受発注システムによっては、無料トライアル期間を設けている会社もあります。担当者に実際に利用してもらって、操作性を確認することができます。
また、必要な機能が一通り揃っているか、拡張性は高いか、既存システムと連携しやすいかなど、導入時や導入後をより詳細にイメージしながら、確認することが重要でしょう。
③顧客にとって利用しやすいか
3つ目は顧客にとって利用しやすいかどうかです。
受発注システムは自社・顧客双方が利用しやすいシステムであることが理想です。顧客がスムーズに商品を発注できるシステムになっているか、やはり無料トライアル期間で確認しましょう。
システムによっては、後払い決済ができたり、Faxによる注文を反映できたりするシステムもあります。どういった機能がそなわっているかシステム開発の担当者に1つ1つ確認を取ることが大切です。
④サポート体制は充実しているか
4つ目はサポート体制が充実しているかどうかです。
システム会社によってサポート体制は異なります。受発注システムの操作に関して分からないことがある場合、すぐに質問して解決できる環境が整っているか確認しましょう。
たとえば、24時間質問には答えてくれるか、電話だけでなくメールでも質問できるか、などを事前に把握しましょう。サポート体制が充実していれば、トラブルが起きたときや、不明点があったときにすぐに解決できるので、安心してシステムを導入することができます。
⑤他の企業が利用しているか
5つ目は他の企業が利用しているかです。
同じ業界の他企業から人気があるシステムであれば、自社オペレーションと相性が良い可能性が高いでしょう。開発企業の公式サイトには導入実績紹介ページがあることが多く、そのページを確認すれば、どの業界からの人気が高いのか調べることが可能です。
また、同業界に対する支援実績が豊富な企業なら、システムのカスタマイズの相談もスムーズですし、運用サポートにも慣れている可能性が高いと言えます。
最後に
この記事で説明してきた内容をまとめると以下のとおりです。
-
- 受発注システムは、受注・発注関連業務を管理するシステム
- 受発注システムのメリット:顧客がいつでも注文できる／顧客の注文作業の負担が減る／注文内容の確認が簡単／ヒューマンエラーを減らせる／取引情報を売上アップに活用／紙の書類がいらなくなる
- 受発注システムのデメリット:顧客にシステムを使ってもらう必要／担当者が使い方を学ぶ必要／使いにくいシステムだと逆に受注数が減る
受発注システムを導入することは、受注側・発注側双方の業務を効率化させることにつながります。本記事を読んだ方はこの機会に導入を検討してみましょう。
株式会社エイチビーラボでは、ベトナムに特化したオフショア開発サービスを提供しております。受注側、発注側双方の課題解決につながる受発注システムの開発には豊富な実績があります。受発注システムの開発でお困りの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。ご相談から、開発、運用まで親身にサポートいたします。
