職場にいる時間のうち、実際に仕事をしている時間だけでなく、ミーティングも多くの時間がかかっています。ミーティングには、様々な種類があります。毎日の報告会議、打ち合わせ、計画会議や振り返り会議……。組織や企業の円滑な運営にとって、ミーティングは欠かすことのできないものです。では、 ミーティングを効果的にしよう 。
どんな種類のミーティングであれ、またどのような役割で参加するかを問わず、以下のような質問に照らしてみるのは、効果的なミーティングの第一歩です。。
質問１：私はこのミーティングに出席する必要がありますか？
招待を貰ってミーティングに参加したはいいものの、ミーティング中に自分の役割が分からず、手持ち無沙汰だった経験はありませんか？
時間を無駄にしないために、最初に自分の役割を把握しましょう。
出席する必要があるかどうかを、事前に考えてみてください。自分で判断できる場合は判断し、できない場合は招待者（通常はミーティングの進行者）と、出席する必要がある理由について話し合います。
ただの情報共有のための会議なら、無駄な時間を費やさないために、議事録、電子メール、メモ…等で共有できませんか？ と聞いてみましょう。
質問２：出席者として、何をする必要がありますか？
- 予定どおりに、またはできればミーティングの5～10分前に出席します。
- ミーティング内での自分の役割と責任を把握しておきます。
- ミーティングのアジェンダを前もって読み、理解しておきます。
- 必要なら十分な資料を準備して共有し、他の参加者から共有されたなら読んでおきます。。
- 会議中は常に積極的に話し合い、アイデアを出して貢献してください。
- 会議で過剰な自己アピールをせずに、個人攻撃を避けます。
- 自分に関係する重要な情報を書き留めてください。
- 会議の終わりに、タスクと締め切りを確認してください。
他にもまだたくさんのポイントがあり、ミーティングを効果的にするコツは枚挙にいとまがありません。ミーティングに対する前向きな姿勢は、上司や同僚に好印象を与え、高い評価やポジションを得るチャンスでもあります。
質問３：ミーティングの主催者としては、何をする必要がありますか？
良いミーティングを開催するにはコツが必要です。ミーティングを3つの段階に分けて、各段階で注意すべきことをご紹介します。
1. ミーティングの前に、次のことに注意を払う必要があります。
- 場所、時間、参加者のリストをしっかり準備します。
- 会議の議題、内容、目標をできるだけ詳細に提供し、出席者に前もって送信する必要があります。
- もし投票が必要になるとして、議題数が多すぎる場合は、時間を無駄にしないために、事前に参加者に調査を行うことをお勧めします。Googleフォームが最適です！
- 会議の役割を明確に定義します。議長、コーディネーター、書記を決めておくのが良いでしょう。
2.ミーティング中は、次のことを行う必要があります。
- 議題で準備された各項目に沿って、出席者をリードします。
- 出席者が議論に夢中になっていたら、必要に応じて中断します。
- 解決する問題に焦点を合わせ、時間の無駄遣いにつながるとりとめのないことを避けます。
- 参加者に権限を与え、会議では進行役に徹してください。これは、議長が独裁的にアイデアを決定するのを避けるためです。
- 各参加者の態度に常に注意を払い、積極的に意見や意見を求めて、上位者への追従を避けます。
- 意見を総合して、決定に持っていきます。
3.会議の終わりに、次のことを行う必要があります。
- 会議の議事録を各出席者に送信します。
- 議論した結果を要約し、各人のタスクを詳細に説明し、具体的な計画を示します。
有意義な会議にはかなりの工夫が必要です。上に挙げたそれぞれのコツを踏まえれば、会議がより的確で、面白く、時間もかからなくなるでしょう。
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