商品やサービスの代金を支払うように求める書類である請求書。企業や個人事業主は、請求書を発行してお金を回収する必要がありますが、膨大な量の請求書を管理することは手間と時間がかかります。
請求書発行システムにより支払管理の改善、ミスの削減、時間と手間の低減、透明性の向上などを実現することが可能です。この記事では、請求書発行システムの選び方のポイントやおすすめの5つの請求書発行システムについて説明します。
請求書発行システムとは
請求書発行システムは、請求書の作成や管理、支払い管理などの機能を備えた、ビジネスマン必須のシステムです。従来は手作業で行っていた請求書の作成や管理を自動化することで、時間と手間を大幅に削減することができます。
請求書発行システムの主な機能
請求書発行システムには、以下のような主な機能があります。
- 請求書の作成
- 請求書の管理
- 支払管理
請求書の作成
請求書発行システムは、テンプレートを用いて請求書を作成することができます。顧客情報や請求内容を入力するだけで、簡単に請求書を作成することができます。
請求書の管理
請求書発行システムは、作成した請求書を一元管理することができます。未払いの請求書や期限が切れた請求書など、管理が必要な請求書を一覧で確認することができます。
支払管理
支払いが完了した請求書は、支払履歴として一覧で管理することができます。また、支払い期限を設定して自動的にリマインドメールを送信することもできます。
請求書発行システムのメリット
請求書発行システムを利用することには、多くのメリットがあります。
- 時間と手間の低減
- ミスの削減
- 支払管理の改善
- 透明性の向上
時間と手間の低減
請求書を手作業で作成する場合、1枚1枚手書きで作成する必要があり、時間がかかることがほとんどです。しかし、請求書発行システムを利用すれば、テンプレートから必要な情報を入力するだけで、簡単に請求書を作成することができます。これにより、手間や時間を大幅に削減することができます。
ミスの削減
手書きで作成する場合、数字を間違えるなどのミスが発生することがありますが、請求書発行システムを利用することで、自動的に計算してくれるため、ミスのリスクを減らすことが可能です。
支払管理の改善
請求書発行システムを利用することで、請求書の管理が簡単になります。請求書の発行から支払いまで、一元的に管理することができ、支払いの遅延や未払いを防ぐことができます。
透明性の向上
請求書発行システムを利用することで、請求書の管理が透明になります。誰が、いつ、いくらの請求書を発行したのかが一目でわかるため、取引の透明性が高まります。これにより、取引の信頼性や顧客との信頼関係を築くことが可能です。
請求書発行システムの選び方のポイント
請求書発行システムを選ぶ際には、いくつかのポイントを考慮する必要があります。以下に、請求書発行システムを選ぶ際のポイントを説明します。
- 使いやすさ
- カスタマイズ性
- セキュリティ
- コスト
- 改正電子帳簿保存法への対応
使いやすさ
請求書発行システムは、できるだけ使いやすいものを選ぶことが大切です。使いやすいシステムであれば、スムーズに請求書の発行や管理ができます。また、操作方法が簡単であれば、従業員のトレーニングもしやすくなります。
カスタマイズ性
請求書発行システムには、様々な機能がありますが、自社のニーズに合わせてカスタマイズできるかどうかが重要です。例えば、支払い方法や消費税の設定など、自社のビジネスに合わせた設定ができるかどうかを確認することが必要です。
セキュリティ
請求書には、取引先や自社の重要な情報が含まれています。そのため、請求書発行システムを選ぶ際には、セキュリティについても確認する必要があります。例えば、SSL暗号化や二段階認証などのセキュリティ対策がしっかりしているシステムを選ぶことが望ましいです。
コスト
請求書発行システムの価格は、サービスによって異なります。自社に必要な機能を提供しているシステムで、かつ、予算内であるものを選ぶことが大切です。また、サービスごとに契約期間や利用料金などが異なるため、よく比較して選ぶことが必要です。
改正電子帳簿保存法への対応
2023年に改正された電子帳簿保存法には、取引先とのやりとりの証拠として請求書の保存が必要です。そのため、請求書発行システムを選ぶ際には、電子帳簿保存法に対応しているかどうかを確認することが重要です。
おすすめの請求書発行システム5選
ここからは、おすすめの請求書発行システムを5つ紹介します。それぞれのツールの特徴や利用シーン、料金体系などを比較しながら解説していきます。
- 楽楽明細
- BtoBプラットフォーム請求書
- マネーフォワード クラウド請求書
- Misoca
- Paid
楽楽明細（株式会社ラクス）
楽楽明細は、クラウド型のシステムで、従来紙媒体で発行していた請求書、納品書、支払明細、給与明細をWEB上で発行することができます。発行にかかる手間やミスを削減し、コスト削減につながります。
また、電子帳簿保存法に対応しており、原本控えを電子で一元管理することができます。固定テキストの追加や項目の追加も自由に行えるため、インボイス制度の要件を満たした請求書の発行も可能です。
- 初期費用：100,000円〜
- 月額使用料：25,000円～
- 無料トライアル：あり（詳細は要問い合わせ）
- プランパターン：要問い合わせ
BtoBプラットフォーム請求書（株式会社インフォマート）
BtoBプラットフォーム請求書は、クラウド型の請求書発行システムです。85万社以上の導入実績があり、クラウドサービスを20年以上運用してきた実績があります。
請求書の発行に加え、受取や支払い金額の通知など、請求業務全体をデジタル化することができます。50以上の販売管理システムや、20以上の会計システムと連携することができます。また、請求データの一括取り込みによって、入金消込や部門・勘定科目の自動仕訳といった経理業務全体の大幅な効率化が期待できます。
さらに専任の稼働チームによる導入へのデータ準備や取引先への説明サポートなど、手厚いフォローが魅力的です。改正電子帳簿保存法にも対応しており、取引先とのやりとりの証拠として請求書の保存が必要な場合にも使えます。
- 初期費用：100,000円〜
- 月額使用料：20,000円～
- 無料トライアル：なし
- プランパターン：要問い合わせ
マネーフォワード クラウド請求書（株式会社マネーフォワード）
マネーフォワードクラウド会計ソフトと連携できる請求書発行システムです。見積書、納品書、請求書、領収書発行のほか、毎月自動作成機能や売上レポートの自動作成機能も搭載されています。作成した請求書はワンクリックでメール送付が可能で、PDFダウンロードや印刷もできます。
データや紙での保管が必要な取引先にも対応できます。タグ管理機能があり、「電子送付不可」「担当者に要事前確認」といった特記事項の情報を保持できるなど、使いやすくミス防止に役立つ機能が充実しています。
入金ステータスがひと目でわかるので、請求の抜け漏れを防ぐことも可能です。権限管理、作業履歴の記録など、データ共有機能にも強みがあります。閲覧のみや編集可能などメンバーごとに権限設定で管理が可能で、請求書作成からメール送信、郵送をそれぞれ一括で完了することができます。書類へのタグ付けが自由にでき、検索作業がスピーディです。電子帳簿保存法にも対応しています。
- 初期費用：無料
- 月額使用料：2,980円～
- 無料トライアル：あり（1ヶ月間）
- プランパターン：2種類（スモールビジネス、ビジネス）
Misoca（株式会社Misoca）
Misocaは、個人事業主や中小企業向けに作成された請求書発行システムです。見積書や納品書、請求書を数分で作成できるのが特徴です。請求書の作成に必要な情報を入力フォームに記入するだけで、簡単に帳票が作成できます。あらかじめ予約できる自動作成機能があり、請求書漏れを防止することができます。
作成した請求書は、メールで自動送信されるほか、リンク共有やPDF発行、郵送など目的に応じた処理もワンクリックで実行可能です。さらに、弥生の申告ソフトやfreee会計、マネーフォワードクラウド会計・確定申告など、豊富な連携サービスがあり、確定申告の対応も万全です。操作はPCやスマホ、タブレットから可能で、社外でも対応できるので、スキマ時間での作業やリモートワークができるようになります。
Misocaには、レポート機能が備わっており、取引先別に売り上げ推移のチェックと管理が可能です。また、月々の増減が見やすい売上レポートも自動作成されるため、事業の経営状況を把握することができます。電子帳簿保存法にも対応しており、原本控えを電子で一元管理することができます。Misocaの操作に困った場合は、電話やメール、チャットでのサポートが受けられます。
- 初期費用：無料
- 月額使用料：0円～
- 無料トライアル：あり（2ヶ月間）
- プランパターン：4種類（無料プラン、プラン15、プラン100、プラン1000）
Paid（株式会社ラクーンホールディングス）
Paid（ペイド）は、請求書の作成・発行を含めた請求業務の代行と未払い時の保証がセットになった企業間の決済代行サービスです。中小小口取引が増えて請求書発行や入金確認、督促にかかるリソースが増加している、小規模事業者の与信ノウハウがない、未回収リスクが不安で新規開拓に消極的になっている、請求書の発行や処理で出社が必要なためリモートワークができない、インボイス制度への対応をどうしたらいいのか分からないといった課題を解決します。
P与信審査から請求書発行、入金確認、督促まですべての請求業務を代行し、取引先と請求情報の登録だけで請求業務が完了します。紙のやり取りが発生しないため、リモートワークも可能になります。また、未払い時も代金を100％保証し、督促の心理的負担や未回収リスクを気にせず、積極的に新規開拓できます。
さらに、電子帳簿保存法に対応した適格請求書の発行・保存が可能で、消費税の自動計算や端数処理の計算方法（切り上げ、切り下げ、四捨五入）の選択も可能です。煩雑で面倒な口座振替の手続きも代行し、お客様への書類の送付や書類の回収、返送の対応などは一切不要で、口座振替を導入できます。また、個人事業主でも安心して取引できます。情報が少ない中小企業や個人事業主でもスピーディーに与信を審査し、どんな取引形態にも導入可能です。
- 初期費用：無料
- 月額使用料：無料 ※別途保証料、事務手数料が存在
- 無料トライアル：なし
- プランパターン：なし
まとめ
この記事で説明してきた内容をまとめると以下のとおりです。
- 請求書発行システムを選ぶ際には、使いやすさ、カスタマイズ性、セキュリティ、コスト、電子帳簿保存法への対応などを確認することが重要。
- 楽楽明細、BtoBプラットフォーム請求書、マネーフォワード クラウド請求書、Misoca、Paidの5つの請求書発行システムがおすすめ。
- 各システムの特徴や利用シーン、料金体系などを比較して、自社に適したものを選ぶことが大切。
システムやアプリケーションの設計、開発、運用には、幅広い知識と経験を持ったエンジニアが必要です。そのため、専門企業に外注することをおすすめします。企業選びに迷われた場合は、株式会社エイチビーラボにご相談ください。
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