電子請求書システムを導入することで、手間とコストの削減、内部統制の強化、検索性の向上、紛失リスクの低減などのメリットがあります。しかし、どのシステムを選ぶべきか迷ってしまう方も多いはず。そこで本記事では、使いやすさ、カスタマイズ性、セキュリティ、コストなどのポイントを踏まえ、おすすめの電子請求書システム5選を紹介します。
電子請求書システムとは
電子請求書システムとは、企業や個人事業主が請求書を作成し、送信するためのシステムです。通常の請求書と同様に、商品やサービスの名称や価格、支払い締め切りなどが含まれますが、紙媒体ではなく、インターネット上で作成・送信されます。
電子請求書システムを導入することで、手間とコストの削減、内部統制の強化、検索性の向上、紛失リスクの低減などのメリットがあります。
電子請求書システムの機能
電子請求書システムの機能は主に下記のとおりです。
- 送信・受信機能
- 自動データ入力機能
- 請求書の管理機能
送信・受信機能
電子請求書システムでは、請求書の作成・管理・送信が一元化されて行われます。また、送信先の顧客情報をあらかじめ登録しておくことで、手動での入力ミスを防ぐことができます。受信側も同様に、請求書が自動的に登録されるため、紛失や遅延がなくなります。
紙媒体の請求書と異なり、送信時にエラーチェックが入るため、正確な請求書を送信できる点がメリットです。
自動データ入力機能
一般的に、電子請求書システムには、請求書の発行に必要な情報を自動的に入力する機能があります。たとえば、顧客情報や商品情報といったデータは、事前に登録しておくことで、繰り返し入力する手間を省くことができます。
請求書に必要な情報を自動で取り込む機能もあります。たとえば、注文の情報を元に自動的に請求書を作成することができます。これにより、請求書作成の手間を大幅に削減することができます。
請求書の管理機能
電子請求書システムには、請求書の管理機能があります。たとえば、請求書の発行状況を管理することができます。請求書を送信した時点で発行済みとなり、支払いが完了したら支払い済みとなります。また、請求書の発行履歴を確認することもできます。これにより、顧客からの問い合わせに対応する際にも、迅速かつ正確な対応が可能になります。
さらに、支払い状況を確認することもできます。支払い期限が過ぎた場合は、自動で催促メールを送信することもできます。これにより、支払い漏れを減らし、キャッシュフローを改善することができます。
電子請求書システムのメリット
主な電子請求書システムのメリットについては以下のとおりです。
- 手間とコストの低減
- 検索性の向上・紛失リスクの低減
- 内部統制の強化
手間とコストの低減
電子請求書システムを導入することで、手間とコストの低減が図られます。紙媒体の請求書の場合、請求書を作成するだけでなく、郵送や手渡しによる配送も必要です。また、受領確認のために電話やメールで確認作業を行う必要があります。
これに対して、電子請求書システムでは、請求書の作成から送信まで一元化されており、顧客とのやり取りも自動化されるため、コストを大幅に削減することができます。
検索性の向上・紛失リスクの低減
電子請求書システムを導入することで、紙媒体の請求書と比べて検索性が向上し、紛失リスクを低減することが可能です。データを一元化することで、必要な情報を瞬時に取り出すことができ、手間や時間を削減することができます。
紙媒体の請求書の場合、紛失や廃棄などのリスクがあるため、重要な記録を保管することが困難です。これに対して、電子請求書システムでは、データがサーバー上に保管されるため、紛失や廃棄のリスクを低減することができます。
内部統制の強化
電子請求書システムの導入により、内部統制が強化されます。紙媒体の請求書では、請求書の作成・発行・管理などが個別の担当者によって行われるため、管理漏れや不正が発生する可能性があります。
これに対して、電子請求書システムでは、請求書の作成から送信・管理まで一元化されるため、管理漏れや不正のリスクを大幅に低減することが可能です。また、電子請求書システムには、請求書の発行状況や支払い状況をリアルタイムに確認できる機能があります。これにより、迅速かつ正確な対応が可能になります。
電子請求書システムの選び方のポイント
電子請求書システムの選び方については以下のとおりです。
- 使いやすさ
- カスタマイズ性
- セキュリティ
- コスト
- 改正電子帳簿保存法への対応
使いやすさ
電子請求書システムを選ぶ上で、使いやすさは非常に重要なポイントです。以下のような点に注目して、使いやすいシステムを選びましょう。
- インターフェースがシンプルで直感的な操作が可能かどうか
- 請求書の作成や送信の手順がわかりやすく、簡単に行えるかどうか
使いやすいシステムを選ぶことで、スムーズに請求書の作成や送信が行え、業務の効率化につながります。また、使いにくいシステムだと利用者にストレスを与える可能性があるため、注意が必要です。
カスタマイズ性
電子請求書システムを選ぶ際には、カスタマイズ性も重要なポイントです。以下のような点に注目して、カスタマイズ性の高いシステムを選びましょう。
- 請求書のレイアウトやデザインを自由に変更できるかどうか
- 請求書の番号や日付など、必要な情報をカスタマイズできるかどうか
- 請求書の自動作成をカスタマイズできるかどうか
これらのカスタマイズ性が高いシステムを選ぶことで、自社のニーズに合わせた請求書を作成することができます。
セキュリティ
電子請求書システムを導入する際には、セキュリティについて十分な注意が必要です。請求書には、企業や個人事業主の機密情報が含まれるため、不正アクセスや情報漏洩を防ぐ対策が必要です。
以下のようなセキュリティのポイントに注目しましょう。
- SSL暗号化通信に対応しているかどうか
- 請求書のデータが保管されるサーバーのセキュリティが確保されているかどうか
- アクセス制限・ログ管理・監視体制が整備されているかどうか
これらのセキュリティを確保したシステムを選ぶことで、請求書の安全性を確保しましょう。
コスト
電子請求書システムのコストは、導入費用・月額費用・利用回数によって大きく異なります。導入費用には、システム導入にかかる費用やデータ移行にかかる費用が含まれます。月額費用には、システム利用料やデータ保管料が含まれます。利用回数によって費用が変わるシステムもあります。
コストを比較する際には、以下のような点に注目して、システムを選びましょう。
- 導入費用・月額費用・利用回数によってどのような費用がかかるか
- 各システムの料金体系がわかりやすく、明確であるかどうか
- システム利用料・データ保管料が大幅に安いシステムは、セキュリティ面に問題がないかどうか
これらのポイントに注目して、コストの面でも適したシステムを選びましょう。
改正電子帳簿保存法への対応
改正電子帳簿保存法は、電子帳簿保存の義務化や保存期間の延長など、企業にとって大きな影響を与えるものとなっています。これに伴い、電子請求書システムの選定においても、法令に対応していることが求められます。
改正電子帳簿保存法に対応するためには、以下のようなポイントに注目しましょう。
- 情報の保存期間が長くなるため、長期的なデータの保管に対応できるシステムを選ぶことが重要です。
- 電子署名や暗号化など、情報の安全性を確保するための技術的な対策が必要です。
- 法的要件に基づいた請求書の記載事項が遵守されていることを確認する必要があります。
これらのポイントに注目し、改正電子帳簿保存法に対応したシステムを選びましょう。
おすすめの電子請求書システム5選
ここではおすすめの電子請求書システムを5点紹介します。
- マネーフォワード クラウド請求書
- Misoca
- 楽楽明細
- freeee経理
- BtoBプラットフォーム請求書
マネーフォワード クラウド請求書（株式会社マネーフォワード）
「マネーフォワード クラウド請求書」は、「マネーフォワードクラウド会計ソフト」との連携が可能です。見積書、納品書、請求書、領収書発行のほか、自動作成機能や売上レポートの自動作成機能も搭載されています。作成した請求書は、ワンクリックでメール送信が可能で、PDFダウンロードや印刷もできるため、データや紙での保管が必要な取引先にも対応可能です。
タグ管理機能があり、「電子送付不可」「担当者に要事前確認」といった特記事項の情報を保持できるなど、使いやすくミス防止に役立つ機能が充実しています。入金ステータスがひと目でわかるので、請求の抜け漏れを防ぐことも可能です。権限管理、作業履歴の記録など、データ共有機能にも強みがあり、電子帳簿保存法にも対応しています。
- 初期費用：無料
- 月額使用料：2,980円～
- 無料トライアル：あり（1ヶ月間）
- プランパターン：2種類（スモールビジネス、ビジネス）
Misoca（株式会社Misoca）
「Misoca」は見積書、納品書、請求書などの作成・送付ができる請求書発行システムです。入力フォームに取引先・品目・税率などの情報を記入するだけで、簡単に帳票が作成可能です。送付漏れを防止する機能、自動作成予約機能、自動メール送信機能だけでなく、月々の増減が見やすい売上レポートも自動作成されます。
個人事業主向けの機能も備え、弥生の申告ソフトやfreee会計、マネーフォワードクラウド会計・確定申告など、豊富な連携サービスがあります。スマホやタブレットからも帳票作成ができるため、スキマ時間での作業やリモートワークが可能です。また、電子帳簿保存法にも対応しています。
- 初期費用：無料
- 月額使用料：0円～
- 無料トライアル：あり（2ヶ月間）
- プランパターン：4種類（無料プラン、プラン15、プラン100、プラン1000）
楽々明細（株式会社ラクス）
「楽々明細」は、請求書、納品書、支払明細などの帳票を発行できる請求書発行システムです。CSVまたはPDFの帳票データをアップロードするだけで、発行先に応じてWebからダウンロード、メール添付、郵送、FAXのいずれかの方法で帳票を発行できます。
当システムを導入することで手間のかかる印刷、封入、発送などの作業の削減が可能です。API連携機能を活用すると、利用しているシステムから楽楽明細への顧客データや帳票データの一括取り込みもできるようになります。当システムは改正電子帳簿保存法に対応し、発行した請求書等の原本控えの一元管理が可能です。また、同社のシリーズ「楽楽販売」や「楽楽精算」との連携も可能です。
- 初期費用：100,000円〜
- 月額使用料：25,000円～
- 無料トライアル：あり（詳細は要問い合わせ）
- プランパターン：要問い合わせ
freee経理（freee株式会社）
「freee経理」は、インボイス制度や電子帳簿保存法に適合した機能を備えた経理ソフトウェアです。インボイス制度に対応した適格請求書の発行や、電子帳簿保存法に基づいた適格請求書の電子保存が可能です。
また、経費精算や固定資産管理など、経理業務全体をインボイス制度に対応させることができます。最大の特徴は、他社の会計ソフトとCSV形式で連携できる点であり、APIによる連携も開発予定です。
- 初期費用：無料
- 月額使用料：1,980円～
- 無料トライアル：あり（30日間）
- プランパターン：3種類（ミニマム、ベーシック、プロフェッショナル）
BtoBプラットフォーム請求書（株式会社インフォマート）
BtoBプラットフォーム請求書は、請求書の発行だけでなく、受取や支払い金額の通知など、請求業務全体をデジタル化できるのが特長です。50以上の販売管理システムや、20以上の会計システムと連携できます。請求関連業務以外にも、請求データの一括取り込みによって、入金消込や部門・勘定科目の自動仕訳といった経理業務全体の大幅な効率化が期待できます。取引先が紙媒体を希望しても、オプションを利用すれば自社内では完全電子化を実現することが可能です。
法人向けのプランでは、月額料金に保守・サポート費が含まれており、専任の稼働チームによる導入へのデータ準備や取引先への説明サポートがあるなど、手厚いフォローが魅力的です。20年以上のクラウドサービスの運用と70万社以上の導入実績は、BtoBプラットフォーム請求書への信頼度の高さを表していると言えます。
- 初期費用：100,000円〜
- 月額使用料：20,000円～
- 無料トライアル：なし
- プランパターン：要問い合わせ
まとめ
この記事で説明してきた内容をまとめると以下のとおりです。
- 電子請求書システムの導入によって、管理漏れや不正のリスクを大幅に低減することができます。また、請求書の発行状況や支払い状況をリアルタイムに確認できる機能があるため、迅速かつ正確な対応が可能になる。
- 選ぶ際には、使いやすさ、カスタマイズ性、セキュリティ、コスト、改正電子帳簿保存法への対応、などを考慮することが重要。
- おすすめの電子請求書システムとして、マネーフォワードクラウド請求書、Misoca、楽楽明細、freee経理、BtoBプラットフォーム請求書を紹介。
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