顧客管理とは、自社の顧客を一要素とする重要なシステムです。顧客管理の導入を検討している方はシステムを導入することだけを管理する目的になれば、作業量が増加することにつながります。
顧客管理システムを導入するにあたっては、機能面や休憩・野球を理解することが大切です。
この記事では、顧客管理システムのメリットと野球とおすすめのアプリについて解説します。
顧客管理システムとは
顧客管理とは、自社の顧客に関する情報や売上をコンピュータ上で一元管理するシステムです。
インターネットが普及していないでは、紙面でファイリングをして顧客情報を管理することが本体でした。
顧客情報をコンピュータで管理することによって、自社が保管している顧客情報をまとめて管理ができるようになりました。
企業が顧客情報を管理するのに基本情報や商談情報・契約金などあらゆる情報をスムーズに管理できることが強みです。
また、システムでの顧客管理は紙面よりもあらゆるリスクが回避され、顧客情報の流出を減らすためにつながります。
顧客情報を管理するメリット
顧客情報を管理するメリットは、顧客情報を複数の配置間で共有できるポイントです。
顧客管理システムは、データを複数の構成と共有することができるうえ、顧客情報の確認が可能になります。
カスタマー管理システムは、従業員との連携が重要となっています。
管理画面から顧客情報を確認しやすくなり、情報漏洩のリスクを防ぐことができます。
業務効率の向上につながる
カスタマー管理システムを導入すると、これまで集めた情報を一括で管理できるようになります。
例、Excel等のソフトウェアで商談の日程や顧客からの問い合わせ履歴などのデータを探していた時間に顧客管理システムを導入することでスムーズに探しやすくなります。
このように顧客管理システムは営業担当が特定の顧客情報を探したいときに検索するだけで確認できることが大きなメリットです。
顧客情報の流出を防ぐ
顧客管理システムを導入するメリットの一つが顧客情報の流出防止ポイントです。
顧客管理システムには、顧客の個人情報が登録されており、流出してしまい信頼性が欠落しております。
顧客情報の流出を防ぐために、ツールを導入することで外部監視や内部不正の対策が可能になります。
社内の情報を共有しやすくなる
顧客管理システムの一つが、社内情報が共有しやすくなる点です。
これまでの紙ベースの文書では、報告書を作成するときに手書きでかかなければなりませんでした
しかし、顧客管理システムではお客様の確認や顧客からのお問い合わせを管理シートで入力することができます。
これまでバラバラに管理されていたデータを維持されるようになるのでチーム内での業務効率も上がるのがメリットです。
顧客管理システムの対処
顧客管理システムは、これまで分散していたデータを一か所に管理することができる半面、対応があります。
しかし、ツールの導入にはコストがかかり、社内にシステムが定着するまで時間がかかることです。
ここからは、顧客管理システムの対応についてご紹介します。
初期コストがかかる
顧客管理システムを導入する以上、費用面は必ず確認しないといけません。
それは、システムの導入に初期費用と毎月発生する月額料金の各種費用が発生することです。
自社に導入する機能や規模によって必要な費用的な費用が異なりますが、機能が豊富であればあるほどコストが高くなります。
そのため、顧客管理システムを導入する際には、自社に無理なく運用できるツールを選んでみましょう。
システムが業務的にわかりやすいまで時間がかかる
顧客管理システムを導入する上で、システムの運用にはかなり時間がかかります。
システムの導入後は、社内に定着させるためのデータ入力や情報を分析する作業が重要となっています。
その際、ツールが従業員に浸透するまでの教育の負担も大きくなってまいります。
顧客管理システムを導入する場合は、導入後にシステムを使いやすいものも含め確認することが大切です。
効果を感じるまで時間がかかる
顧客管理システムの対策の一つとして、導入後に効果が出るまで時間がかかります。
顧客管理システムで成果を上げるには、顧客情報の掲示板を定期的に行っていく必要があります。
そのため、顧客管理システムで成果に真っ先に、導入で何を達成したいのか目的を決めることが重要です。
社内でおすすめの顧客管理アプリ5選
顧客管理システムはマーケティングデータを分析したり顧客情報を整理するなどの機能がさまざまあります。
顧客管理システムには社内の情報をストックするソフトや顧客ごとの名刺を一元管理できるソフトもあります。
自社で顧客管理システムの導入を検討している場合、目的に合ったソフトを選択することが大切です。
ここからは、社内でおすすめの顧客管理システム5選を以下にご紹介します。
ストック
Stockとは、株式会社Stockが運営するあらゆる情報を簡単に共有できるツールです。Stockはノートやメッセージ、タスクなどシンプルな機能となっており、すぐに現場で活用しやすいのが特徴です。
ストックの料金は無料プランから有料プランのエンタープライズプランまで選択することができます。
在庫の料金は以下の3つのプランからお選び頂けます。
無料プラン：初期費用は無料20ノートまで利用可能 1GB/チーム、テンプレート3つ
有料プラン ビジネス5：月500円 ノート数無制限、ストレージ30GB 誤削除防止機能
有料プラン ビジネス10： 月1.000円 ノート数無制限、ストレージ 150GB 誤削除防止機能
在庫は、情報共有とタスク管理を無料で利用することができます。プランでは、ノート枚数が40枚、容量が1GBまでデータを保存が可能です。
容量制限なしで利用したい場合は有料プランに追加するとストレージとノート数が無制限で利用することができます。
また、セキュリティ面にも優れており、全ての情報を暗号化して活用することができるので盗聴や改ざんを防ぐことができます。
セールスクラウド
Sales Cloudとは、顧客の管理からスケジュール管理などSales forve社が提供する営業支援システムです。
Sales Cloudは、商談の管理や活動の自動記録などを一元管理することができます。営業活動における案件の進捗や対応状況を解決できることが大きな特徴です。
Sales Cloudの料金プランは、スタータープランで3,000円から始めることができます。料金プランについては以下の3つのプランになります。
スタータープラン：3,000円/月
プロフェッショナルプラン：9,600円/月
エンタープライズプラン：19,800円/月
アンリミテッドプラン：60,000円/月
上記からSales Cloudの契約プランによって、利用できる機能やユーザー数が異なります。
Sales Cloudで顧客情報を管理する場合、商談管理は全てのプランで利用できますが、契約や見積はプロフェッショナルプランでは必ず使用できません。
そのため、Sales Cloudを契約する際は自社の目的に合ったプランを選ぶことが大切です。
ゼンデスク
Zendesk とは、カスタマーサポートで顧客からの問い合わせや顧客情報を一元管理するツールです。
Zendeskは顧客情報の共有が優れていて、サポートチケット管理システムという顧客からの問い合わせができる機能が搭載されているのが特徴です。
例外担当者がいない場合、顧客対応ができなくて、連絡に時間がかかります。
連絡の話し合いが増えると、クレームなどのトラブルにつながる可能性があります。
このような問題に繋がらないようにZendeskを導入することで、顧客情報が共有され、周囲の担当者がサポートすることが可能です。
そのため、営業活動で顧客対応を効率的に管理したい方におすすめです。
ハブスポット
HubSpotとは、2005年にHubSpot japan株式会社が開発した顧客管理システムです。HubSpotは顧客管理機能やチャットボット作成ツールなど無料プランから利用することができます。
例えば、営業活動で新規顧客を獲得したいときに顧客情報を収集したりチャット機能も存在しているので便利です。
HubSpotは顧客情報を管理するだけでなく、メールをテンプレート変更したり営業プロセスを自動化できる大きなポイントです。
無料プランでは商談情報の管理やフォーム作成、広告管理などの機能を利用することができます。
マーケティングや営業活動、カスタマーサービスなどにも当面対応しているの対話ツールを導入したい方におすすめです。
Zoho CRM
Zoho CRMはマーケティングをはじめ、商談管理や見積りなどの業務を効率化する顧客管理システムです。
Zoho CRMは顧客管理以外で外出先からのアクセスからオンラインヘルプデスクなどの業務を効率化できるのが特徴です。
顧客情報を管理するだけでなく、営業活動でルーティン作業を自動化したり分析するなどのサポートにも優れています。
料金プランは、初期費用0円で利用でき、スタンダードプランからアルティメットプランまでの有料プランも用意されています。
有料プランでは例えば、スタンダードプランであれば1,440円/ユーザー/月から利用することが可能です。
他のシステムと連携することもできるために、顧客情報を効率的に管理したい方におすすめです。
顧客管理システムを導入する際の注意点
顧客管理システムは慎重な顧客の顧客情報を一括で管理が可能な半面、導入する際に注意すべき点があります。
顧客管理システムを導入する際には、操作性が適合しない業務に影響が出てしまいます。
ツールを導入する上で、セキュリティ面や使いやすさを考えて選びましょう。
ツールを使うことで作業の負担が増える
カスタマー管理システムを導入することで、ツールの操作や入力などの現場の作業負荷が増大します。
現場でツールを導入すること、機能の操作に使いこなせなかった、より作業負荷が増加して、非常に効率が良くなる場合があります。
合っていないツールを導入してしまうと、現場でオペレーションを省くまで工数がかかり、作業の負担がかかってしまうため注意が必要です。
セキュリティ対策を行う必要がある
カスタマー管理システムを導入すると、サーバー上でデータを管理することになるため、セキュリティ対策を行うことが大切です。
顧客管理システムにはサーバやハードウェアなどを社内に設置されるため、個人情報に対する対策がなければ情報の流出の発生に接続する可能性があります。
そのため、顧客管理システムを導入する際、OSのアップデートとチェック体制の見直しも行うことが大切です。
システムの導入目的を明確にする
顧客管理システムを導入するには、導入の目的を明確にすることから始めることが大切です。
システムを導入すると、売上を向上させることか顧客情報を一括で管理したいのかによって異なります。
目標設定をするとき組織全体で小さな目標を立てて行うことで、進捗状況や改善点が見えやすくなります。
顧客管理システムを導入しようか考えている方は、まず導入の意図と現場につながるメリットをしっかり協議することが大切です。
顧客管理システムについてよくある質問
顧客管理システムを導入するにあたって、よくある質問と回答をご紹介します。
Q.顧客管理システムのクラウド型とオンプレミス型の違いを教えてください。
- 顧客管理システムのクラウド型は、企業に必要な顧客情報や書面データなどをクラウ上で行う管理システムです。
クラウド型はインターネット環境があれば、どの端末からでもアクセスできることができます。
一方、オンプレミス型顧客管理システムは、事前に社内に設置したサーバーにインストールしたシステムです。
オンプレミス型は自社内に専用サーバーを設置し、オフラインの環境でもシステムの運用が可能です。
価格はクラウド型の安い方で利用できる分、独自に合ったシステムを選びましょう。
Q.顧客管理システムの導入費用はどれくらいの目安でしょうか？
A.
顧客管理システムの導入費用はクラウド型とオンプレミス型で費用が異なります。
クラウド型では初期費用が5～10万円で導入することは可能ですが、サーバー維持費用やメンテナンスなどもかかりません。
一方、オンプレミス型は5初期費用が「50～200の万円」 さらにランニングコストが1ライセンスあたり5～10万円ほどの料金がかかります。
オンプレミス型は自社内にサーバーを構築して、自社でシステムを運用します。
オンプレミス型は自社のサーバーだけでなく、ソフトウェアや保守費用などの維持費もかかりやすい注意が必要です。
Q.顧客管理システムのセキュリティは安全ですか?
A. カスタマー管理システムは一般的にセキュリティ対策が実施されているツールが多いので安心して利用することができます。
しかし、クラウド型の顧客管理システムは、クラウド上で顧客データを管理するためのセキュリティ対策が必要です。
システムの導入後、顧客情報を正しく管理する上でセキュリティ対策やソフトOSのアップデートを行うことが重要です。
また、IDやパスワードに不正アクセスされないために、ログイン回数を超えられますように。
まとめ
この記事では、顧客管理システムのメリットと野球とおすすめのアプリについて解説しました。
顧客管理システムは顧客情報の入力が簡単になり、顧客データを分析できるようになります。
システムを選ぶ際には、目的を明確に変更し、データを確認しやすいシステムを選ぶことが重要です。
顧客管理システムで運用するためには、システムの導入の目的や必要な機能が満たしているかについて確認することが大切です。
