商品の入出庫や検品といった業務をサポートしてくれる在庫管理システム。企業の管理者のなかには「在庫管理システムって具体的にどんなものなの？」といった疑問をもっている方も多いのではないでしょうか。
この記事ではそんな方に向けて、在庫管理システムの機能や導入するメリットなどを解説していきます。利便性の高いものであることは事実ですが、解決すべき課題に合わせたシステム選びが重要です。在庫管理システムの導入や開発に失敗しないためにも、ぜひ最後まで読んで概要を理解しましょう。
在庫管理システムとは
在庫管理システムとは、その名の通り企業がもつ商品や資材の情報管理を行うシステムです。今やメーカーや商社、物流関連企業など、在庫管理システムの導入は必須でしょう。
具体的な機能については後述しますが、アナログ管理からシステムへ移行することで、担当者以外もチェックできる環境を整えたり、様々な業務を自動化できたりすることができます。
工数を削減できるだけでなく、属人化しやすい在庫管理業務を標準化できることも注目が集まっている大きな要因です。
在庫管理システムの必要性
在庫管理システムの必要性は、業務効率化とヒューマンエラーの削減による無駄な工数削減にあります。
アナログ管理の場合と比較すると、圧倒的な業務効率化につながります。紙ベースで管理している場合は手書きで記載し、商品や材料の在庫を管理しますが、システムで管理する場合は、1度入力したデータは複製や削除、変更が簡単に行えます。
また、在庫管理システムを導入することで、人間が手で管理する場合と比較したときにミスの削減にもつながります。ヒューマンエラーは業務オペレーションをどれだけ整えても起こります。システムを取り入れることで、ヒューマンエラーを最大限減らすことができるのです。
また、多くの機能を搭載した店舗管理システムなど、多くのツールが開発されています。そして、これらのシステムが組織の課題解決につながるため、多くの企業が導入しているのです。
業務改善の大前提となる数値化についてシステムを取り入れることで実現でき、データを元にした組織の運営が可能になるのです。
在庫管理機能を持つシステムとの違い
同じ機能が搭載されていることもありますが、目的や仕様の違いによって、異なる呼び方がされることもあります。次の3つが、在庫管理システムと混同されることが多いシステムです。
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- 倉庫管理システム：入出荷やピッキング作業をサポートするシステム。倉庫に在庫を抱えることになり、在庫管理を効率化する機能が備わっていることも多い。出庫後の配送工程の管理が行える点が特徴。
- 店舗管理システム：本部と店舗のコミュニケーション促進や、売上管理などの機能を備える店舗管理システム。倉庫管理システムと同様に、在庫管理機能を搭載しているサービスも多いが、店舗の業務改善を目的に用いられることが多い。
在庫管理システムの基本機能
在庫管理システムの概要を理解したところで、搭載されている機能を確認していきましょう。実際の機能をイメージすることで、自社に導入すべきかどうかの判断材料を増やすことができるでしょう。
在庫一覧機能
在庫一覧機能とは、製品の在庫数を管理する機能です。在庫数の把握はもちろん、ロット番号などを設定しておくことで、手入力する手間を簡略化することができます。
また、出庫するデータのみを参照、保管場所ごとのグループ化もできるため、ルールに適応する運用を行えます。
入出庫管理機能
入出庫管理機能は入荷予定、出荷する製品の業務サポートを行う機能です。製品の保管と、製品情報が登録されたバーコードラベルの発行を同時に行うことができ、検品作業の手間を大きく削減することができます。
検品機能
その名の通り検品作業の効率化を実現してくれる機能が、検品機能です。利用するサービスによって仕様が異なることもありますが、多くの在庫管理システムはハンディターミナルなどの端末と連携しています。
ハンディーターミナルでバーコードを読み取るだけで、品目や数量の照合を行ってくれるため、担当者による手作業、目視での検品作業が不要になります。
返品管理機能
返品された製品のデータ管理をサポートしてくれる機能が、返品管理機能です。アナログで製品を管理している場合、返品があれば製品に関わるデータを書き換えなくてはいけません。この返品管理機能では、それを自動的に行なってくれるのです。また、返品作業自体がイレギュラーなものであり、業務改善の対象となるケースは稀です。
ただし、イレギュラーだからこそ対応が担当者ごとに異なり、後工程のエラーにつながるケースも少なくありません。在庫管理システムはすべての担当者が、簡単なデータ入力のみで対応を完了させられるため、返品管理業務の属人化を防ぐことができます。
棚卸機能
外注している企業も多くありますが、在庫管理システムには棚卸業務をサポートする機能も搭載されています。事前に出力したバーコードラベルを読み込むことで、保管されている製品をデータ化。事前に取り込んでいるデータと照合するだけで、棚卸業務を遂行することができます。
在庫分析機能
在庫分析機能により、在庫数が適正であるかを確認できることも在庫管理システムの大きな特徴です。特に販売までを一貫して行っている会社の場合は、在庫管理システムが季節などの条件に合わせて、製品数が適正であるかをグラフ化してくれます。また、過去の実績をもとにした分析を行うこともでき、在庫回転率などの数値を算出することも可能です。
データ抽出機能
在庫管理システムには、データを抽出する機能も搭載されています。これまで解説してきたように製品や資材数を管理する在庫管理システムですが、そのほかのデータをピックアップすることも可能です。上記の在庫分析を通じて得たグラフを、そのままプレゼンテーションに利用するといった方法で活用することもできます。
マスター管理機能
顧客や製品の情報が記録されたマスターデータを統合するシステムが、マスター管理です。在庫区分や保管場所といった情報を管理でき、エクセルを使って一から作成する手間を削減してくれます。
在庫管理システムを導入するメリット
前述の通り、在庫管理システムはIT化によって、様々な動きをデータとして可視化してくれるサービスです。ただし、企業によって解決すべき課題が異なることも多く、導入すべきかを迷っているという方も多いでしょう。
ここからはこのような悩みを抱えた方に向けて、在庫管理システムを導入するメリットを解説していきます。メリットを把握することで、在庫管理システムを導入する検討材料にしましょう。
機会損失を減らせる
在庫管理システムを導入すれば、機会損失を削減することができます。
機会損失とは、商品や資材などの欠品により、顧客が購入できない状態を指します。顧客の購入機会が損失することで、本来売上につながるはずだったにも関わらず、欠品によりその機会が失われます。
在庫管理システムを導入することで、この機会損失を削減できます。それは、在庫の適正管理が可能になるからです。商品や資材の欠品が起こらないようデジタルで管理します。在庫が少なくなれば、アラートが上がり、反対に在庫が多い場合もアラートが上がる仕組みになっています。
在庫管理システムは顧客が必要なものを必要なタイミングで提供できるのです。もちろん、システムを導入した直後に、機会損失が0になるということはありませんが、予測の質を高めることで、着実に機会損失の割合を減らすことができます。
人為的エラーを減らせる
在庫状況を手書きで記録する場合、人間が作業しているので、長い品名や商品コードの書き写しミスが生じる可能性があります。
小売業における管理業務のミスは、そのまま利益に直結します。ヒューマンエラーが発生すれば、それをリカバリーするための従業員の工数が発生します。これは、ミスが起きなければ発生しない無駄な工数です。そのため、当然ですがヒューマンエラーを最小限に抑えることは、経営上大切な考え方なのです。
在庫管理システムを導入することで、ハンディーターミナルによりバーコードの読み取り、正確な情報の登録が可能になるため、人為的なミスを防ぐことができます。管理上のヒューマンエラーが最小限に抑えられることは、在庫管理システムを導入するメリットといえます。
在庫状況を可視化できる
先述の通り、在庫管理システムでは、ハンディーターミナルによりバーコードの読み取り、在庫状況を可視化します。その結果、人為的なミスを防ぐだけでなく、適正在庫を保てるのです。上記「機会損失を減らせる」にも記載しましたが、適正在庫を保つことで、売上UPや機会損失を防ぎます。過剰在庫や欠品を防ぐことはメリットといえるでしょう。また、在庫数だけでなく、倉庫内の保存場所も可視化できるため、在庫を探す手間、人員の削減を促進できます。
在庫管理業務の標準化が進められる
在庫管理業務の標準化を進められることも、システムを取り入れるメリットです。
業務の標準化とは、担当者以外でも業務を進められる状態にすることを指します。「管理業務は属人化しやすい」とされ、担当者でないとわからないことが多い業務です。
その点、在庫管理システムは、操作さえできれば良い状態を作り、管理業務の属人化を防いでくれます。属人化を防ぐことで、最適な人員配置、各業務がお互いにフォローし合える環境を構築できます。誰かが休んだり、突然退職しても、在庫管理システムによって業務が標準化されていれば、別の従業員がすぐにその業務を担当できるのです。
在庫管理システムを導入するデメリット
メリットの多い在庫管理システムですが、一部のデメリットがあることも事実です。長所ばかりではなく、それなりのリスクがあることもきちんと把握しておきましょう。
導入コストが発生する
在庫管理システムは、利便性の高いシステムでありますが、少なからず導入コストが発生することも理解しておきましょう。開発方法によって導入コストは異なり、クラウド型のパッケージ商品の利用であれば月々数千円〜、オンプレミス型で開発であれば数十万円〜の費用が発生します。
また、多くの企業が手軽なクラウド型を採用していますが、オンプレミス型との開発の違いを把握しておくことも大切です。
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- クラウド型：クラウド上のソフトウェアを利用する開発手法。すでにフォーマットが決まったシステムを利用するため、カスタマイズ性に欠けるが、インターネットにつながる環境であれば、場所を選ばずアクセス可能。初期費用がほとんどかからない分、月々のシステム利用料が発生する。
- オンプレミス型：業務内容にマッチする形で、専用のシステムを開発する手法。社内に独自のサーバーを設ける必要があり、初期費用が大きくなる傾向にある。一方で、独自のシステムであるため使い勝手が良く、カスタマイズ性に優れ、またランニングコストを抑えられる。
ただし、解消できる課題が明確であり、利益の拡大につながることが確かであれば、費用対効果の高い施策となります。導入コストを検討する前に、解消すべき課題の洗い出しを行っておくことをおすすめします。
使いこなすまでに時間を要する
非常に優れたツールである在庫管理システムですが、大抵社員が慣れるまで時間がかかります。担当者がシステムの導入に伴うオペレーションの変更に戸惑う、使い慣れないツールに不安を感じてしまい、業務効率が低下することも考えられます。
ただし、効率の低下は一時的なものであり、ルールの統一、体系化することで十分に対応可能です。導入時に、使いこなすまでに時間を要することを把握しておくことで、スムーズな業務改善が可能になるでしょう。
在庫管理システムの選定ポイント
最後に、クラウド型の在庫管理システムを選択する際のポイントを確認していきましょう。業務改善に役立つ在庫管理システムですが、業界や業種、カスタマイズ性などの条件によっては、デメリットが大きくなってしまう可能性があります。
業界や業種とのマッチング
在庫管理システムを選ぶ際の1つ目のポイントが、業界や業種とのマッチングです。
どんなに優れたシステムでも、適切な環境でなければ十分なパフォーマンスは見込めません。そして、在庫管理システムを選ぶ際は、対象商品と使用する場所に合わせたサービスを選びましょう。
アパレル業界であれば、季節やキャンペーン分析を行える機能が搭載されたシステムを選ぶなど、利用するシチュエーションを明確にすることで、費用対効果の高いシステム選びを実現できます。
カスタマイズ性や柔軟性
カスタマイズ性や柔軟性が、在庫管理システムを選ぶ際の2つ目のポイントです。先ほども触れたように、在庫管理システムを導入するには、クラウド型とオンプレミス型という2つの手法を選ぶことになります。
クラウド上にあらかじめ用意されているシステムは、新たな機能の追加といった抜本的なカスタマイズはできません。そのため、カスタマイズ性、柔軟性を事前に確認することがポイントになるのです。導入した後、大幅なカスタマイズができないため、例えば「こんな機能が欲しかった」なんて後悔しても、自由な改善はできません。
もちろん、クラウド型の在庫管理システムを試してみるというスタンスも重要ですが、使用するサービスがどのくらいのカスタマイズができ、どのくらいの柔軟性があるのかをしっかりと確認しておきましょう。導入コストが異なることはもちろんですが、先を見越した方法を選択することで、従業員の負担を減らすことができます。
操作の簡易性
操作の容易性も、在庫管理システムを選定する際のポイントです。サービスを比較検討する際には、UIのクオリティをチェックしておくことをおすすめします。UIとは、「User Interface（ユーザーインターフェース）」の略であり、いかにユーザーの目や手が触れる部分が優れているかを表す言葉です。UIが優れているほど、正しい操作手順がイメージしやすく、マニュアル作成や導入研修といった手間を削減することができます。
まとめ
倉庫などに保管された、製品や資材の管理業務をサポートするシステムが在庫管理システムです。IT化やデータ化が進んだ昨今において、業務改善のために採用する企業が増加しています。在庫一覧機能や入出庫管理機能が搭載されていることはもちろん、在庫分析といった機能までが搭載されている点が大きな魅力です。
導入することで多くのメリットを見込める在庫管理システムですが、導入する際にはいくつかのポイントをチェックする必要があることも把握しておきましょう。業界や業種とのマッチングや、カスタマイズ性といった点を確認しておくことで、よりスムーズなシステム導入が可能になります。
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